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Quelles sont les solutions pour économiser sur les voyages d’affaires professionnelles ?

Les voyages pour les affaires professionnelles sont un poste de coût important pour votre structure. Entre les rendez-vous clients, les conférences, les salons et autres événements en France ou à l’international, les voyages d’affaires professionnelles sont essentiels dans le bon fonctionnement de l’entreprise. Des coûts inévitables, mais qu’il est possible d’optimiser grâce à des solutions simples à mettre en place.

Privilégiez les  agences proposant des inventaires complets

Dans le cadre de vos réservations de déplacements professionnels, deux solutions se présentent à vous. Il s’agit des agences de voyages traditionnelles et les plateformes de tourismes. En plus de celles-ci, une nouvelle solution s’est développée à travers les nouvelles agences de voyage numérique à l’image de cta business travel. Ces dernières vous proposent une plateforme unique. Celle-ci vous permet de choisir une solution qui vous offre un inventaire le plus complet possible d’hôtels et de vols. Cela suppose que vous aurez la possibilité de trouver les prix les plus bas.

Soyez vigilant sur les frais cachés

Une analyse détaillée des factures des prestataires permet d’identifier les différents frais, parfois cachés lors de vos réservations. Il s’agit entre autres de la réservation, la modification et l’annulation pour ne citer que ceux-ci. Vous pouvez facilement éviter ces frais en optant pour une solution de voyage professionnelle si vous souhaitez réaliser des économies.

Cela dit, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez opter pour les sites de tourisme ou choisir les agences de voyage numériques. Ces dernières doivent pouvoir centraliser toutes les réservations de déplacements professionnels sur une plateforme unique et proposent généralement des tarifs intéressants sans frais cachés.

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Définissez une politique de voyage performante

Bien orienter votre politique de voyage vous permet de rester dans le cadre du budget de voyage prévu par la direction financière. Cela limite également les risques d’abus par certains collaborateurs. C’est donc un moyen efficace pour organiser vos voyages d’affaires. Pour assurer une bonne gestion de ces voyages d’affaires, vous pouvez faire un contrôle automatique de chaque réservation. L’objectif est de vérifier si cette dernière obtient ou non une place dans le budget fixé. Cependant, ce contrôle ne tarde pas à montrer ses limites, surtout lorsqu’il devient chronophage.

Pour pallier ce problème,  il y a des sites comme cta business travel qui ont mis en place un système de validation de réservations. Lorsque le prix de réservation normal dépasse le budget inscrit dans la politique de voyage, le manager pourra valider ou non cette réservation. Visiblement, ce système a l’avantage de rendre la politique de voyage prévu plus efficace. Aussi,  il permet de contrôler les abus de certains de vos collaborateurs. Bref, il est possible d’économiser  sur les voyages d’affaires professionnels en mettant en place une politique de voyage.

Choisissez les vols flexibles

En optant pour les vols flexibles (avec des dates de voyage variables), vous réalisez une économie sur vos voyages. Cependant, lorsque les dates auxquelles vous voulez effectuer vos voyages sont fixes (connues d’avance) en fonction de la tenue d’un événement (conférence, concert, etc.), vous êtes obligé de réserver un billet, et vous n’avez donc pas la possibilité d’opter pour un vol flexible. Dans ce cas, vous payerez plus cher.

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Pour finir, retenez qu’il est important de privilégier surtout les agences numériques pour réserver vos déplacements professionnels. Cela vous permet de bien organiser votre voyage et  d’effectuer le plus d’économie possible.